#2 Alternative zu Office 365: business-mail.org

Für mich als Webentwickler und Unternehmer spielt das Thema E-Mail-Kommunikation eine sehr wichtige Rolle. Schließlich möchte man ja erreichbar sein, aber auch nicht zu viel Zeit für das Bearbeiten von E-Mails benötigen.

Eine für Unternehmen sehr praktikable Lösung stellt Office 365 von Microsoft dar, da es sich dabei um eine cloudbasierte Softwarelösung handelt und die bewährte Office-Suite (Microsoft, Powerpoint, Excel, usw.) beinhaltet – und auf Wunsch auch Microsoft Exchange, direkt aus der Cloud. Das Unternehmen benötigt also keinen eigenen Windows-Server mehr, um Exchange nutzen zu können. Allerdings hat man als Kunde nur bedingt Einfluss darauf, was mit den Daten geschieht, die in der Microsoft-Cloud landen. Wem also wichtig ist, eine gewisse Kontrolle über seine Daten zu behalten, sucht nach Alternativen, die ähnliche Funktionen bereitstellen.

Nach einiger Zeit der Suche nach einer Alternative zu Microsoft Exchange bzw. Office 365 bin ich bei Open-Xchange hängen geblieben, natürlich auch mit dem Hintergedanken, diese Lösung auch anbieten zu können. Obwohl Open-Xchange sich als die passende Lösung herauskristallisiert hat, stellte sich ein weiteres Problem ein, was das Anbieten einer auf Open-Xchange basierenden Lösung für unsere Kunden schwierig machte: Open-Xchange erfreut sich so großer Beliebtheit, dass das Unternehmen seine Vertriebstätigkeiten auf große Unternehmen wie 1&1 oder Strato ausgerichtet hat – die beiden genannten Anbieter muss man nicht mögen, zählen aber dennoch zu den größten Hosting-Providern in Deutschland. Wenn diese also auf Open-Xchange setzen, ist das ein Zeichen dafür, dass es sich dabei um eine Softwarelösung handelt, die eine breite Nutzerzielgruppe zufriedenstellt und eine wirkliche Alternative zu Office 365 von Microsoft darstellt.

Was bietet Open-Xchange?

Bei der Software handelt es sich um eine Groupware-Lösung, die als Alternative zu Microsoft Exchange konzipiert wurde. Sie bietet ähnliche Funktionen, die jedoch nicht über das Exchange-Protokoll nutzbar sind. Zu den Funktionen gehören folgende:

  • Portal: Eine Übersichtseite, die dem Nutzer einen schnellen Überblick über die letzten Aktivitäten seines Accounts ermöglicht.
  • Termine: Ein Online-Kalender
  • Kontakte: Kontaktverwaltung
  • Aufgaben: Aufgabenverwaltung
  • Dokumentenverwaltung: Online Cloud-Speicher
  • WebMail: E-Mail im Browser
  • OX Text (Bearbeitung von .docx- und .odt-Dateien im Browser)
  • OX Spreadsheet (Bearbeitung von .xlsx-Dateien im Browser)
  • WebDAV-Schnittstelle
  • Java-API

Der Vorteil gegenüber Microsoft Exchange? Ich finde es schwierig zu sagen, was bezogen auf die reinen Funktionen besser ist. Allerdings liegt aus meiner Sicht der klare Vorteil bei Open-Xchange darin, dass es sich um Open-Source-Software handelt und offene Protokolle zum Einsatz kommen, wärend Microsoft bei Exchange und Office 365 vollständig proprietär ist.

Ebenfalls ist die Kombination von E-Mail, Cloud-Speicher/Dokumentenverwaltung und Online-Office zum Bearbeiten aller gängigen Office-Formate im Browser eine angenehme Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten. Hier betrachte ich Microsoft Office als zu sehr aufgebläht und umfangreich. An vielen Stellen bringt Microsoft auch keine wirklichen Neuerungen ein, wie beispielsweise eine zeitsparende Benutzeroberfläche. Das ist am Ende natürlich auch Geschmackssache und eine Frage der Gewöhnung – aber wenn man viele E-Mails pro Tag bearbeiten muss und noch einige Kalender und Kontakte dazu kommen, ist eine schnelle und einfache Lösung doch sehr viel zeitsparender.

Was bietet Ihnen webworks nürnberg?

Wie bereits erwähnt, war es uns nicht möglich, Open-Xchange direkt anzubieten. Aber wir haben eine Lösung gefunden: Seit einiger Zeit sind wir Partner von Mailbox.org, einem deutschen E-Mail-Provider. Mailbox.org bietet eine auf Open-Xchange basierende E-Mail-Lösung an – hosted in Germany und mit einem besonderen Fokus auf Sicherheit und Privatsphäre.

Uns ist es dadurch möglich, unseren Kunden die E-Mail-Lösung anzubieten, die wir uns für sie gewünscht haben: Sicher, in Deutschland gehostet und auf Basis einer sehr robusten und Business-tauglichen Software: Open-Xchange. Wir haben also unser Angebot unter business-mail.org ins Leben gerufen.

Zu business-mail.org

Vorteile von business-mail.org

Wie bei allen Angeboten und Dienstleistungen von webworks nürnberg, steckt auch hinter business-mail.org ein Konzept, mit dem wir unseren Kunden einen klaren Mehrwert bieten wollen. Ensprechend haben wir unseren Kundencenter entwickelt, also eine zentrale Verwaltungsstelle für unsere Kunden. Darüber lassen sich aktuell bestehende und neu erworbene Domains von beliebigen Providern für E-Mail über Mailbox.org konfigurieren und mit wenigen Klicks Postfächer anlegen, verwalten und löschen. Die Funktionen von Open-Xchange sind auf diese Weise vollumfänglich nutzbar, wie sie von Mailbox.org auch bereitgestellt werden. An sich ist das keine Neuerung – Anbieter wie 1&1 IONOS können das auch. Wer sich aber den Kundencenter von 1&1 anschaut und ihn mit unserem vergleicht, kann sich bei uns einer hohen Übersichtlichkeit und Transparenz sicher sein. Zusätzlich bieten wir persönlichen Support, eine einfache Möglichkeit, die Daten/E-Mails von anderen Anbietern zu uns bzw. Mailbox.org umzuziehen und haben noch viele weitere Pläne für die Zukunft.

Was bringt die Zukunft?

Unseren Kunden die Einrichtung, Verwaltung und Nutzung von E-Mail-Adressen über einen recht einfachen Kundencenter zu ermöglichen, stellt noch nicht das dar, was wir unseren Kunden ermöglichen wollen – wir sind noch nicht am Ziel.

Über Neuerungen und allgemeine Neuigkeiten informieren wir regelmäßig über unseren Newsletter. Dieser kann hier abonniert werden.

Revisionssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD-Vorgaben

Das Thema revisionssichere E-Mail-Archivierung ist für jedes Unternehmen, jeden Selbstständigen und Freiberuflicher ein Thema, das eine hohe Relevanz hat. In absehbarer Zeit wird es möglich sein, für die über das Kundencenter verwalteten E-Mail-Postfächer revisionssichere E-Mail-Archivierung zu aktivieren. Die E-Mails werden dann automatisch in ein von uns bereitgestelltes cloudbasiertes Archiv übertragen und mit Prüfsummen versehen. Dabei findet die Archivierung verschlüsselt statt, sodass ein direkter Zugriff nur durch Berechtigte stattfinden kann. Im Falle einer Prüfung durch Behörden kann das Archiv durch ebendiese Berechtigten durchsucht werden.

Domains buchen und verwalten

Das ist nun wirklich keine Neuerung, für Neukunden, die noch nicht im Besitz einer Domain sind, sicher praktisch. Eigentlich sind wir schon jetzt in der Lage, neue Domains für unsere Kunden anzulegen und zu verwalten, allerdings findet das noch manuell statt. In Zukunft wird dies auch über das Kundencenter möglich sein – die Domain wird dann automatisch für die Nutzung unseres E-Mail-Angebots konfiguriert.

Cloud-Hosting

Auch Cloud-Hosting bieten wir bereits an, beispielsweise sind hosten wir das Online-Portal freelancexpress.de. Es bedarf noch viel Arbeit unsererseits, aber das Ziel ist, dass unsere Kunden über das Kundencenter flexibel neue Cloud-Server-Instanzen erstellen und verwalten können. Diese können dann mit Domains verbunden werden, es kann das Lieblings-Betriebssystem installiert und die Instanz kann automatisiert mit Open-Source-Software „bespielt“ werden, die dann direkt einsatzbereit ist.

… und vieles mehr

Die Möglichkeiten und Ideen sind unbegrenzt und ich sehe ein hohes Potenzial, noch viele weitere sinnvolle Lösungen und Features zu integrieren. Es sind aber nicht nur unsere Ideen gefragt, sondern auch unsere Kunden. Entsprechend freuen wir uns immer über Feedback und Kritik. Deshalb werden wir auch für die Übermittlung von Feedback und Diskussionsmöglichkeiten in unserem Kundencenter bereitstellen.

Anton

🙂

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